知らないと損する伝言の受け方、メールのやりとり方法【人から好かれるビジネスマナー】

こんにちは、naminaiです。

社会人になると、マナーや常識は必要不可欠となります。

「決まりごとが多くて面倒」

「そんなことしないで、生きた方が楽」

そんな風に考える人も多いのではないでしょうか？

確かに、すべてのマナーを一度で身につけようとしたら、それは難しく、面倒くさい。

でもね、一つひとつのマナーは非常に単純で、簡単、そして「美しい」

それは、私たちの過去の先輩達が便利さと美しさを追求し、磨いてきた文化だからです

では、社会人が知っておくべきビジネスマナーをお伝えします！

伝言の受け方

伝言をお願いしてもいいかな？

電話の相手に指名された人が不在で伝言を受けるケースはよくあることです

伝言の受け方にもマナーがあります

筆記用具を用意して電話対応するのは基本だが、メモにばかり気をとられず、伝言を受ける際の言葉遣いも気をつけるように

必ず聞いておくのは、「相手の名前」「電話番号」「会社名」

万が一、話に夢中で用件を忘れてしまった場合でも、これだけわかっていれば再確認する事ができるからです

もちろん伝言の内容を復唱し間違いがないようにすること、伝言の受け方で注意したいのが数字の読みかたです。

「１」イチ。「４」シ、「７」シチなどは電話の声では聞き取りづらいので「ヨン」「ナナ」と読み上げるように習慣づけると良いです。

そして伝言を受けた際には、必ず自分の名前を相手に伝え、責任を持って伝えることを告げると好印象を与えます

かしこまりました、わたくし〇〇が責任持ってお伝えします

いつも思うことですが、メールは電話より難しい

メールはやりとりがそのまま記憶され、送受信が自分の都合でおこなえるため便利ですが

どうしても安易に使ってしまいがちです

しかし、表情や声に表れるような細かい気持ちやニュアンスをメールで伝えるのは、すごく難しいことです

だからこそメールがトラブルの原因になることは多いです

必ず送信する前に内容を見返して送りましょう

メールでクレーム対応や謝罪は絶対にダメ！

特にクレーム対応や、納期の連絡などのお詫びで謝罪が必要なときは電話を使うようにしよう

メールによる謝罪では誠意が伝わらないからです

電話や面会で、相手の怒っている表情や感情を受けとめ、クレーム内容を受け付けるのが本当の謝罪

意外に多いのですが、相手がメールを見てなかったり、通信障害でメールが届いていなかったりするケースもあります

重要な内容なら必ず確認を取るのを忘れないようにしよう

送信したからと安心せずに確認を取るのも社会人のマナーですよ、さらに好感度もUPです

最近では、法人ではなくて個人のお客様の中には「ライン」でのやり取りが多くなってきました

仕事でラインのやり取りは最初抵抗があったのですが、既読がわかるというのはお客様からの問い合わせも、こちらの内容もみてもらったかわかるのですごく便利ですね

電話で伝言を受けた場合は必ず「名前」「連絡先」「法人でしたら会社名」をメモすること

メールで謝罪やクレーム対応はやめよう

重要なメールであれば届いたか確認するようにしましょう

ビジネスマナーを身につければ、それだけ楽に仕事ができるようになります

一つひとつ身につけていこう、今回はここまで

読んでいただき、ありがとうございます。